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科技助力云南省fun88官方网站案馆民国fun88官方网站案管理精准到件

作者:杨健生 来源:《fun88官方网站网站案》 发表时间:2021-01-16 分享到:

2020年9月3日,随着最后一卷民国fun88官方网站案卷盒盖上“已制作目录”标记,云南省fun88官方网站案馆总计制作823万条民国fun88官方网站案文件级目录,馆藏民国fun88官方网站案全面实现精准到件管理,尘封的fun88官方网站案宝库吹沙现珠,烨烨生辉,取得业务工作重大突破。然而,回顾过往,欣喜转瞬化为默然,数十年数代人孜孜不倦埋首黄卷故纸,前辈寂然杳无音,英才敛彩鬓毛衰,抚今追昔复何言,惟存清志继史迁。云南fun88官方网站案人在这漫漫征程中积淀的甘于奉献、持之以恒、敢于担当、勇于创新的精神值得纪念和传承,并借此向默默无闻、奉献一生的前辈致敬。


甘于奉献,丰富资源

云南省fun88官方网站案馆馆藏民国fun88官方网站案154个全宗30万卷,总排架长度约1.8万米,fun88官方网站案数量多、价值高,系统性和完整性较强。云南省fun88官方网站案馆能够拥有丰富的民国fun88官方网站案资源,既受惠于历史的眷顾,更得益于几代fun88官方网站案工作者的默默奉献。

一方面,民国时期云南战乱规模不大,fun88官方网站案留存较为完整,且抗战期间,众多政府机构、企业、大学西迁昆明,云南成为抗战物资、人员转运枢纽,加之滇缅作战和滇南防御战事频繁,产生大量fun88官方网站案并留存云南。更重要的是,在中国共产党的领导下,云南举行昆明起义,政权和平更替,fun88官方网站案得以较为完整地移交。

另一方面,新中国成立以来,尤其是1959年云南省fun88官方网站案馆建馆以来,几代fun88官方网站案工作者接力续力,不断从机关、厂矿收集民国fun88官方网站案,一发现散存民国fun88官方网站案的线索就及时走访联系,将这些珍贵fun88官方网站案收集到馆保存,并持续开展全宗划分、案卷整理编目等工作,于1998年全部实现以案卷为单位管理和系统排列,为馆藏民国fun88官方网站案资源系统管理奠定坚实基础。

在这40年间,馆藏民国fun88官方网站案保存地点多次迁移,从城市到山沟,又从山沟返城,再两次搬迁馆址,云南省fun88官方网站案馆工作人员肩挑背扛、辗转搬运,虽条件简陋、生活不便、工作繁重,却始终严守纪律,坚守责任,数十名老前辈为管好这些民国fun88官方网站案奉献一生、无怨无悔。


代代接力,再启征程

老一辈fun88官方网站案工作者构建了完善的资源体系,管好用好珍贵的民国fun88官方网站案便成为后来者的责任。仅凭案卷目录及完整度较低的人名卡片查找民国fun88官方网站案,能准确寻获者十之三四而已,开展fun88官方网站案专题研究,经年累月,勉力而成,仍不免挂一漏万,全面建立文件级目录成为馆藏民国fun88官方网站案规范管理的必然要求。

由于民国fun88官方网站案与当代fun88官方网站案差别较大,且工作经费短缺、具备目录制作技能的人员少,完成馆藏民国fun88官方网站案文件级目录制作注定是艰巨而漫长的征程,云南省fun88官方网站案馆工作人员埋头苦干、代代接力。2001年,云南省fun88官方网站案馆抽调工作人员和外聘临时人员组成“目录中心”,启动民国fun88官方网站案文件级目录制作工作,2009年改组为“fun88官方网站案数字化中心”,仍负责民国fun88官方网站案文件级目录制作,始终保持10余名目录制作人员。工作人员秉承默默无闻、甘于奉献、团结奋进的传统,目录制作数量逐年增长,到2015年总计制作7.4万卷200余万条目录,用15年时间完成了24%的馆藏民国fun88官方网站案文件级目录制作。


抢抓机遇,加快推进

2009年,云南省fun88官方网站案馆启动数字fun88官方网站案馆建设,到2015年年底,已制作文件级目录的民国fun88官方网站案全部完成数字化,余下超过2/3未制作文件级目录的馆藏民国fun88官方网站案的数字化工作被迫暂停。同时,国家加大重点fun88官方网站案保护与开发工作力度,云南省fun88官方网站案馆挑起艰巨的国家重点fun88官方网站案基础目录体系建设重担。新形势促使云南省fun88官方网站案馆必须加快推进馆藏民国fun88官方网站案文件级目录制作工作,而充足的经费投入更是加快fun88官方网站案事业发展的重大机遇,必须把握形势,抓住机遇,尽快啃下馆藏民国fun88官方网站案文件级目录制作这块“硬骨头”。

与多数地方一样,云南省fun88官方网站案馆首先想到的办法是外包服务。2016年,经积极争取,云南省fun88官方网站案馆首次将民国fun88官方网站案文件级目录制作经费从过去每年30万元左右增加到近100万元,并采用外包的方式将目录制作人员扩大到30余人。通过近1年的实践,进度较外包前加快了1倍。但照此速度,还需要20余年才能完成任务,与事业发展需要差距甚大。更重要的是,采用外包方式后,人均工作效率并未提高,人员流动性大,制作目录数量少、返工多,造成外包公司的管理和培训成本持续加大,继续通过增加人员来加快工作进度已然有心无力。

分析原因,云南省fun88官方网站案馆发现,由于民国fun88官方网站案目录制作业务及制作人员社会供给的特殊性,如果不解决好工作效率低下的问题,仅依靠扩大资金投入和外包方式,所增加资金投入的边际效应周期将不断缩短,很难破解难题。云南省fun88官方网站案馆工作人员深感压力如山,如果投入不足导致发展缓慢尚情有可原,而资金保障到位却仍不能完成任务就愧对前人、愧负时代。


积极探索,遭遇挫折

创新方法、提高效率成为加快推进民国fun88官方网站案文件级目录制作的当务之急。2016年年底,云南省fun88官方网站案馆针对拟制“文件题名”这个影响工作效率的主要难点进行分解剖析,观察到整个过程包含识文断句阅读fun88官方网站案、理解和记忆fun88官方网站案内容、思考归纳、组织表述文字及书写等步骤,过程较为复杂,脑力和时间消耗多,是制约效率提升的症结所在。当时,受惯性思维影响,工作人员认为阅读fun88官方网站案、归纳“文件题名”的过程只能依赖工作人员的个人能力,没有提高效率的空间。

基于以上判断,工作人员认为,提高效率的突破口在于利用计算机减少记忆消耗以及节约书写时间方面。未及认真分析和严谨把握有关规范,工作人员将“文件题名”的“责任者”“事由”“文种”三要素分解为3个著录字段,在计算机屏幕上排列显示以获得完整题名的效果,并用电子表单著录以提高书写速度,以减少脑力和时间的消耗,提高效率。

经过近半年实验,这个方法虽然将目录制作速度提高约30%,但是这样的“文件题名”不符合有关标准,已经制作的1.6万卷40余万条目录面临报废窘境,幸而通过编写计算机程序进行修改和完善,才避免了数十万元的损失。挫折让大家清醒,虽然创新是破解难题的唯一途径,但创新来不得半点投机取巧,尤其忌讳肤浅和浮躁。


执着追求,创新破题

失败并不可怕,真正可怕的是畏惧失败而否定或畏惧创新。紧迫的任务要求工作人员必须担当责任,继续探索并尽快找到提高民国fun88官方网站案文件级目录制作效率的方法。

云南省fun88官方网站案局立即组织人员成立课题组,对民国fun88官方网站案的基础知识、文件材料特点和规律、国家有关规范、世界和我国有关fun88官方网站案目录数据库建设等方面情况进行深入学习和研究。大家终于认识到民国fun88官方网站案文件级目录制作“工作步骤多”“需记忆内容多”“耗费脑力”“难以规范表述”等只是表面现象,制约工作效率的原因主要来自3个方面:一是缺乏科学的“文件题名”内容、结构和表述用语等规范,导致目录制作人员对目标结果和实现过程认识不清,效率低下;二是缺乏阅读民国fun88官方网站案文件材料的科学方法,存在大量无效劳动;三是没有科学把握计算机技术在目录制作方面的特殊作用,技术方法落后。

基于扎实的实践经验总结和理论研究,云南省fun88官方网站案馆确立了民国fun88官方网站案文件级目录是给“当代人阅读和使用”的基本观点,摒弃“用语要体现民国时代特征”的观念,明确以现代公文用语和标题规范作为“文件题名”表述用语和拟制规范,为创新民国fun88官方网站案文件级目录制作方法构建内核。在此基础上,云南省fun88官方网站案馆首次明确“文件题名”中,“事由”要素的基本功能是回答好“什么时间、什么地点、什么人、做了什么事”,并结合汉语叙事逻辑,创立“元素构成法”,将“时间+地点+(机构+身份)姓名+事件主题或事项名称”作为“事由”一般构成元素及表述顺序,首次为“事由”构建了清晰、完整的内容和结构规范。科学解决“文件题名”规范标准问题,彻底打开民国fun88官方网站案文件级目录制作方法创新的大门。

云南省fun88官方网站案馆充分利用计算机技术,将“文件题名”构成元素信息查找与记录、组织表述语言等3个步骤融为一体,将过去归纳拟写题名的方法转变为逐项查找文件题名构成元素信息,同步记录到电子表单,并自动合成“文件题名”的方法,既大幅提高制作效率,又有效提高“文件题名”的准确性、完整性和规范性,实现民国fun88官方网站案文件级目录制作方法的突破。

为进一步提高效率,工作人员充分吸收前辈有关民国fun88官方网站案的研究成果,立足制作目录的需要,总结“文件题名”各个构成元素和各著录项目所需信息在民国文件材料中位置的一般规律和采集方法,形成“文件解构法”及常见情况应用示例集,指导目录制作人员快速准确地采集制作目录所需信息,使刚刚接触fun88官方网站案目录制作的年轻人迅速成为合格的目录制作人员,大大提高了工作效率,有效突破民国fun88官方网站案文件级目录制作人员短缺的难题。此外,还建立了目录质量审核验收方法,对所制作目录进行100%审核,提高目录质量。

创新的研究成果于2017年下半年投入应用即取得立竿见影的效果,月进度较过去加快3倍左右,目录规范化水平也大幅提升。2018年,“民国fun88官方网站案文件级目录制作方法研究”课题成果获得国家fun88官方网站案局优秀科技成果二等奖。

成功创新破题让大家底气十足。云南省fun88官方网站案馆积极争取国家fun88官方网站案局在国家重点fun88官方网站案基础目录体系建设项目和资金方面的大力支持的同时,不负国家fun88官方网站案局信任,注重提高项目资金使用效率。云南省fun88官方网站案馆压实工作责任,全力制作馆藏民国fun88官方网站案文件级目录,每年都超额完成国家fun88官方网站案局下达任务的绩效目标,仅用4年就制作完成21万余卷560余万条民国fun88官方网站案文件级目录,全面完成馆藏民国fun88官方网站案文件级目录制作任务,较过去预计时间提前20余年。


成效明显,继往开来

馆藏民国fun88官方网站案文件级目录制作工作的高速推进有力保障了fun88官方网站案数字化,2019年,云南省fun88官方网站案馆成为“全国示范数字fun88官方网站案馆”。馆藏民国fun88官方网站案查阅利用方便快捷,查fun88官方网站者络绎不绝,有的学者几乎每周必到,更有远在上海、重庆等地的学者每年都来查fun88官方网站,实现民国fun88官方网站案每天有人利用、利用数量年年有增长。

云南省fun88官方网站案馆实现馆藏民国fun88官方网站案精准到件管理,揭开了珍贵fun88官方网站案神秘的面纱,为争取和实施好国家重点fun88官方网站案开发及省fun88官方网站案文化产品开发项目提供有力支撑。近年来,云南省fun88官方网站案馆开发的fun88官方网站案文化产品已达30余种,承担的抗战fun88官方网站案史料汇编项目高效推进,出版的《滇军抗战史话》《云南近代交通史话》《云南省fun88官方网站案馆馆藏老商标》等图书广受欢迎,制作的《fun88官方网站案中的滇越铁路》《fun88官方网站案中的滇缅公路》等电视专题片用丰富的fun88官方网站案史料生动地讲述了云南故事,举办的“红军长征过云南”等展览成为党员干部开展“四史”教育的网红打卡点,南侨机工fun88官方网站案成功入选《世界记忆亚太地区名录》。

虽然馆藏民国fun88官方网站案文件级目录制作工作的成效显著,但云南省fun88官方网站案馆工作人员明白,实现精准到件管理只是补上基础业务的短板,要深度开发利用民国fun88官方网站案资源还需要更大作为。2018年年底,云南省fun88官方网站案馆启动馆藏民国fun88官方网站案人名目录专题数据库建设,按照精心制定的业务规范,从每件民国fun88官方网站案中采集有价值的人名、身份及与之有关的机构、地名、时间、fun88官方网站案主题等信息。该专题数据库第一期项目已采集190万条数据,虽然仅覆盖1万余卷fun88官方网站案,却充分展现查找fun88官方网站案精准到页的效果。所采集的数据初步具备从多维视角勾勒民国时期云南社会立体轮廓的能力,政府机构、军队、学校、厂矿、基层社会的组织结构得到清晰呈现,社会分工、民生业态得以全景展现,人物和社会群体关系逐渐明晰,为fun88官方网站案大数据应用奠定基础。

更值得一提的是,通过建设专题数据库,云南省fun88官方网站案馆还从民国fun88官方网站案中采集到中国工农红军长征过云南时红军人员、革命武装“滇桂黔边区纵队”人员、中国共产党组织人员等数据1万余条,发掘出一批革命历史研究的资源。民国fun88官方网站案人名目录专题数据库的探索充分揭示了fun88官方网站案专题数据库建设的广阔前景,为数字fun88官方网站案馆建设指明了发展方向。

民国fun88官方网站案是云南省fun88官方网站案馆的重要特色资源,经过60年持续努力,云南省fun88官方网站案馆实现了民国fun88官方网站案精细科学管理。深度挖掘开发民国fun88官方网站案资源已成为新的工作方向,云南省fun88官方网站案人将传承几代fun88官方网站案工作者积淀的优秀品质,满怀信心,埋头苦干,不断创新,向新的事业高地再出发。

作者单位:云南省fun88官方网站案局